Rechnungsstellung

Erstellen Sie professionelle Rechnungen aus akzeptierten Angeboten, versenden Sie diese elektronisch als PDF oder ZUGFeRD-E-Rechnung und verwalten Sie Ihre komplette Rechnungshistorie mit Statusverfolgung und Audit-Trail.

Proposal Air enthält ein vollständiges Rechnungsmodul für Freelancer und kleine Unternehmen in Deutschland. Wandeln Sie akzeptierte Angebote in Rechnungen um, versenden Sie diese elektronisch und verfolgen Sie den Zahlungsstatus — alles unter Einhaltung der deutschen steuer- und buchführungsrechtlichen Anforderungen.

Rechnungen erstellen

Generieren Sie Rechnungen direkt aus akzeptierten Angeboten oder erstellen Sie diese von Grund auf. Jede Rechnung erhält eine fortlaufende Rechnungsnummer im Format RE-YYYY-NNNN (z.B. RE-2025-0042). Prefix und Startnummer sind in Ihren Organisationseinstellungen konfigurierbar.

Konfigurierbare Felder

Jede Rechnung enthält die folgenden Felder, die soweit möglich aus den Angebotsdaten vorausgefüllt werden:

Rechnungsdatum — standardmäßig heute, anpassbar
Fälligkeitsdatum — basierend auf Ihrem konfigurierten Zahlungsziel (z.B. 14 oder 30 Tage)
Leistungsdatum oder Leistungszeitraum — Einzeldatum oder Datumsbereich
Rechnungsnummer — automatisch generiert, fortlaufend
Referenz- / Bestellnummer — optional, zur Zuordnung auf Kundenseite

Positionen und Preisberechnung

Die Positionen werden aus dem Angebot übernommen. Jede Position enthält Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz. Die Rechnung berechnet:

Netto-Zwischensumme pro Position
Anfallende USt pro Steuersatz
Brutto-Gesamtbetrag

Bei Angeboten mit gestaffelten oder optionalen Preisen werden nur die vom Kunden ausgewählten Positionen übernommen.

USt und Kleinunternehmerregelung

Rechnungen wenden automatisch die korrekte steuerliche Behandlung basierend auf Ihren Organisationseinstellungen an:

Regelbesteuerung — 19% oder 7% (ermäßigter Satz) je Position ausgewiesen, mit USt-Zusammenfassung am Ende
Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) — keine USt ausgewiesen; der gesetzlich vorgeschriebene Hinweis wird automatisch auf der Rechnung ergänzt
Reverse-Charge (EU B2B) — umsatzsteuerbefreit mit dem erforderlichen Reverse-Charge-Hinweis und Kunden-USt-IdNr.

Gutschriften

Wenn eine Rechnung teilweise oder vollständig storniert werden muss, erstellen Sie eine Gutschrift mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer. Gutschriften folgen dem gleichen Nummerierungsschema und sind in der Historie mit der Originalrechnung verknüpft.

Versand und Zustellung von Rechnungen

Sobald eine Rechnung finalisiert ist, können Sie diese elektronisch an Ihren Kunden zustellen — kein Drucken oder Postversand erforderlich.

E-Mail-Versand

Versenden Sie Rechnungen direkt aus Proposal Air per E-Mail. Vor dem Versand sehen Sie eine Vorschau der E-Mail mit:

Betreffzeile (anpassbar)
Nachrichtentext mit Rechnungszusammenfassung
Angehängtem PDF

Der Kunde erhält die Rechnung als PDF-Anhang und einen Link zur Online-Ansicht.

Öffentlicher Rechnungslink

Jede Rechnung hat eine eindeutige, sichere URL, die der Kunde ohne Anmeldung aufrufen kann. Die Seite zeigt die vollständige Rechnung mit Download-Button. Links bleiben für den konfigurierten Aufbewahrungszeitraum aktiv.

Exportformate

Format	Beschreibung	Anwendungsfall
PDF	Standard-Rechnungsdokument	Allgemeine Verwendung, E-Mail-Anhang
ZUGFeRD-PDF	PDF mit eingebettetem XML (EN16931)	Maschinenlesbar für Buchhaltungssoftware, DATEV-Import
ZUGFeRD-XML	Eigenständige strukturierte Daten	Automatisierte Verarbeitung, ERP-Integration

EN16931 E-Rechnung

ZUGFeRD-Exporte entsprechen dem europäischen E-Rechnungsstandard EN16931. Das bedeutet, Ihre Rechnungen können automatisch von jeder Buchhaltungssoftware verarbeitet werden, die den Standard unterstützt — darunter DATEV, Lexware und sevDesk. Ab 2025 wird die E-Rechnungsfähigkeit für B2B-Transaktionen in Deutschland zunehmend vorgeschrieben.

Rechnungshistorie und Verwaltung

Alle Rechnungen werden in einer durchsuchbaren, paginierten Liste gespeichert. Filtern Sie nach Status, Kunde, Zeitraum oder Rechnungsnummer, um schnell zu finden, was Sie brauchen.

Rechnungsstatus-Workflow

Jede Rechnung durchläuft definierte Status:

Status	Bedeutung	Nächste Schritte
Entwurf	Rechnung erstellt, noch nicht versendet	Bearbeiten, finalisieren oder löschen
Versendet	An den Kunden zugestellt	Als bezahlt markieren, als überfällig markieren oder stornieren
Bezahlt	Zahlung eingegangen	Archivieren
Überfällig	Fälligkeitsdatum überschritten, noch nicht bezahlt	Mahnung senden, als bezahlt markieren oder stornieren
Storniert	Rechnung ungültig	Bei Bedarf Gutschrift erstellen

Statusänderungen werden mit Zeitstempel protokolliert, sodass Sie immer wissen, wann eine Rechnung versendet, bezahlt oder storniert wurde.

Download-Historie

Jede Version eines Rechnungs-PDFs wird aufbewahrt. Wenn Sie ein PDF nach Korrekturen neu generieren, bleiben vorherige Versionen in der Dokumenthistorie zugänglich.

Audit-Trail und GoBD-Konformität

Die deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) verlangen, dass Geschäftsunterlagen nachvollziehbar und unveränderbar sind. Proposal Air unterstützt dies durch:

Protokollierung jeder Statusänderung mit Zeitstempel und Benutzer
Aufbewahrung aller Rechnungsversionen (kein stilles Überschreiben)
Fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummerierung
Speicherung der Rechnungen für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist (10 Jahre für Rechnungen nach deutschem Steuerrecht)

Online-Zahlungen via Stripe Connect

Neben der klassischen Rechnungsstellung können Sie Zahlungen bereits im Angebot einziehen — noch bevor eine formale Rechnung erstellt wird.

Einrichtung

Verbinden Sie Ihr Stripe-Konto über Organisationseinstellungen → Zahlungen. Proposal Air nutzt Stripe Connect (Express), sodass Zahlungen direkt auf Ihr Stripe-Konto gehen.

Zahlungsoptionen im Angebot

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Angebots können Sie unter "Zahlungseinstellungen" wählen:

Vollzahlung — Der Kunde zahlt den gesamten Bruttobetrag bei Angebotsannahme
Anzahlung — Der Kunde zahlt einen konfigurierbaren Prozentsatz (z.B. 50%) bei Annahme

Der Zahlungslink wird automatisch auf der öffentlichen Angebotsseite angezeigt, sobald der Kunde das Angebot annimmt.

Zahlungsstatus

Der Zahlungsstatus wird direkt in der Angebotsübersicht angezeigt. Stripe-Webhooks aktualisieren den Status automatisch bei erfolgreicher Zahlung.

Compliance-Übersicht

Das Rechnungsmodul von Proposal Air ist auf die deutschen und europäischen regulatorischen Anforderungen ausgelegt:

Regelung	Bereich	Umsetzung
GoBD	Deutsche Grundsätze digitaler Buchführung	Audit-Trail, fortlaufende Nummerierung, Versionsaufbewahrung
UStG §14	Pflichtangaben auf Rechnungen	Alle erforderlichen Angaben standardmäßig enthalten (Verkäufer/Käufer, Steuernummer, Positionen, Steueraufschlüsselung)
UStG §19	Kleinunternehmerregelung	Automatischer Hinweis bei Aktivierung, keine USt ausgewiesen
EN16931	Europäischer E-Rechnungsstandard	ZUGFeRD-PDF- und XML-Export
EU AI Act	KI-Transparenz	KI-generierte Inhalte klar gekennzeichnet

Tipps

Rechnungsnummer-Prefix anpassen — ändern Sie es in den Organisationseinstellungen, um Ihre bestehende Nummerierung beizubehalten (z.B. INV- oder 2025-).
Bankverbindung hinterlegen — konfigurieren Sie IBAN und BIC in Ihren Organisationseinstellungen, damit diese automatisch auf jeder Rechnung erscheinen.
ZUGFeRD für Ihren Steuerberater nutzen — wenn Ihr Steuerberater DATEV verwendet, senden Sie ihm das ZUGFeRD-PDF für nahtlosen Import.
Zahlungsziel frühzeitig festlegen — konfigurieren Sie Ihr Standard-Fälligkeitsdatum (14, 30 oder 60 Tage), damit jede Rechnung die richtige Frist hat.
Vor dem Versand prüfen — nutzen Sie die E-Mail-Vorschau, um Beträge, Steuersätze und Kundendaten vor der Zustellung zu überprüfen.